常州大学人事档案管理制度

常州大学人事档案管理制度

为了加强人事档案工作，提高科学管理水平，有效保护和利用档案，更好地为学校各项工作服务，特制订常州大学人事档案管理制度。

第一章  人事档案查借阅制度

第一条  查阅人事档案必须严格履行登记审批手续。外单位人员要查阅人事档案，需出具阅档介绍信，填写《查阅人事档案审批表》，并注明查阅理由，经学校组织部或人事处领导签署意见后方可查阅。不得凭借调查证明介绍信或单位联系工作介绍信查阅人事档案。

第二条  本校人员需查阅并利用人事档案，亦需填写《查阅人事档案审批表》，经查阅单位领导签字并加盖单位公章，再经组织部或人事处负责人审批同意后方可查阅。

（一）中层干部以上人员的档案，需查阅单位提出申请，经组织部负责人审批同意后方可查阅。

（二）本单位或跨单位查阅，需查阅单位提出申请，再经组织部或人事处负责人审批同意后方可查阅。

（三）人事处和组织部查（借）阅人事档案实行登记制度。

第三条  凡查阅人事档案人员应为中共正式党员。非中共党员领导干部因工作需要，必须了解下属情况时，应由组织部或人事处酌情介绍或提供所要了解的情况。

第四条  人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经单位领导签署意见，并由组织部或人事处负责人批准，限期归还。借用档案必须保证绝对安全，严格保密、妥善保存，不准转借，不得交无关人员和本人翻阅。且借阅时间不得超过15天，借阅期满需延时的，必须及时办理续借手续，逾期不还者，人事档案室应及时催要，对长期借用不还者，人事档案管理人员要向有关领导如实汇报，以便妥善处理。

第五条  任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属档案，也不允许查阅与本职工作无关人员的档案。

第六条  阅档人员必须严格遵守保密制度和阅档制度，按需查阅相关部分，爱护档案材料，严禁拆散、涂改、圈划、加批、折叠、抽换和损坏档案材料。

第七条  查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处份。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。查阅档案应在指定地点，不得携带档案材料变动地点。

第八条  借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示主管领导审查批准后才能复制（拍摄）或摘抄，抄录的材料，要仔细核对，经组织部或人事处签署意见后方可使用。

第九条  查阅人事档案时，严禁在档案材料附近吸烟、喝水，吃东西等，以免损坏、污染档案材料。

第二章  人事档案及档案材料收集、鉴别与归档制度

第十条  人事处要和形成档案材料的各单位、部门密切联系，完善档案材料收集网络，定期或不定期收集干部任免、调动、考察、考核、奖惩、工资、退（离）休、出国（境）审查、职级待遇、教育培训等新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。人事档案材料归档案范围：

（一）履历、自传、报告个人有关事项材料。

（二）考察、考核、鉴定、审计材料。

（三）学历学位材料、培训材料、职业（任职）资格材料、评（聘）专业技术职称材料、反映个人科研学术水平材料。

（四）政审材料、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。

（五）党团材料，表彰奖励材料。

（六）涉纪涉法材料。

（七）工资材料、招录、聘用、任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料、辞职、辞退、罢免材料、出国（境）材料、党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料。

（九）健康检查和处理工伤事故材料及其它有证明价值的材料。

第十一条  学校各部门形成的归档材料，应在材料形成后一个月内，送交人事处档案室，按规定办理交接手续，任何组织和个人不得以任何理由积压和滞留归档材料。档案管理者把好材料“入口关”，收集的材料必须经过认真鉴别，严格审核，内容真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，方可归入干部人事档案，对来源和时间不明的材料要查清后才可归档。

第十二条  不属于归档范围的材料不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准，任何部门和个人不得擅自销毁人事档案材料。

第十三条  归档的材料手续要完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。凡不符合归档要求、手续不完备的材料必须补办手续后再归档。

第十四条  新归档材料统一使用A4规格办公用纸，双面打印或书写，材料正面左边、反面右边留2.5厘米装订边。用铅笔、圆珠笔、或红色及纯蓝墨水和复写纸书写的材料均不能归档。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

第十五条  对近期填写的与本人档案原始记载有出入的档案材料，要根据有关规定重新审定填写。

第十六条  整理人事档案，要做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用。

第十七条  零散材料要及时归入备用袋，装订工作一般每两年进行一次。

第十八条  进一步加强人事档案的信息化管理，实现数字管理和纸质管理双轨制。

第三章 人事档案转递制度

第十九条  新进人员原则上在三个月内按有关规定建立人事档案。

第二十条  转递人事档案，必须严格履行转递手续，应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

第二十一条  转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

第二十二条  转递档案必须按统一规定的“人事档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。

第二十三条  直接去原用人单位提取干部人事档案，必须凭加盖本单位组织或人事部门公章的“提取干部档案介绍信”，方可办理提取手续。

第二十四条  收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章后立即退回。寄出档案逾期一个月未退回执，应写信催问，以防丢失。

第二十五条  人事档案要随人事调动及时转递。有关部门和人事处要将人事变动、任免通知及时交给人事档案室，人事档案室要在接到变动通知15天内将其人事档案按规定整理装订后及时按有关转递要求转递给新的主管部门保管。如未及时收到新进人员人事档案，应及时向对方单位催要，以防止产生新的“无头档案”。

第二十六条  严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到下落的，凡有保存价值的档案材料可移交档案者原籍档案馆保存。

第四章人事档案检查核对制度

第二十七条  每年年底对所保管的人事档案进行检查核对，并由人事科复查后签字存档。

第二十八条  每年年底对转出转进的人事档案进行检查核对，并由人事科复查后签字存档。

第二十九条  坚持人事档案工作制度，按照档案索引、档案卡片、档案名册“四统一”要求，做好日常工作，每年检查核对一次，发现问题及时解决。

第三十条  每年年底，做好人事档案材料收集补充、“四统一”工作、查阅借阅、出具证明等情况的汇总统计。

第五章  保管、保密制度

第三十一条  人事档案由反映职工政治思想、品德作风、业务能力、学术水平、工作实绩等方面的材料构成。由人事处派专人集中统一保管。其工作接受人事处领导和上级有关业务部门的检查指导。

第三十二条  厅级干部档案，正本送省委组织部保管，校人事处保管其副本。

第三十三条  职工离退休以后，其档案仍由人事处保管。

第三十四条  离退休后易地安置的，如工作需要，其档案可转至负责管理该干部的组织人事部门代管。

第三十五条  职工死亡后，其档案由人事处保管五年，然后移交学校综合档案室保管。

第三十六条  职工辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由人事处保管。另就业的，将档案转呈其有关组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转就业人事部门所属的人才流动服务中心保管。

第三十七条  职工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案仍由人事处保管。刑满释放和解除劳教养后，重新安置工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡经过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

第三十八条  职工出国不归、失踪、逃亡后，其档案仍由人事处保管。

第三十九条  档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由组织部指定专人保管。

第四十条  人事处应设立专用档案库房，配置铁质档案柜、去湿机、空调，保持库房清洁和适宜的温湿度，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等。

第四十一条  人事处应设阅档室，查阅档案有监督，防止泄密。

第四十十条  人事档案库房和档案箱的钥匙，要严密保管，档案管理人员调动时，必须办理好交接手续。

第四十三条  档案管理人员下班前要将提出的档案全部入库，并检查门窗、电源关闭情况。

第四十四条  人事档案是党的重要机密，人事档案库房是机要重地，非管理人员一律不得随便进入档案库房。人事档案管理人员不准擅自向他人提供和泄露人事档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔，一律按保密纸处理或稍毁。

第四十五条  严禁用普通电话索取或提供有关干部人事档案内容。严禁任何个人私自保存他人档案材料，对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。